(zwana dalej „Umową”)
Niniejsza Umowa stanowi integralną część Umowy zasadniczej zawartej zgodnie z postanowieniami Regulaminu Platformy JSON Hub (dalej: „Platforma”). Zawarcie niniejszej Umowy następuje w formie dokumentowej, poprzez akceptację Regulaminu w toku zawarcia umowy o świadczenie usług w postaci dostępu i korzystania z Platformy drogą elektroniczną na warunkach określonych w Regulaminie Platformy.
Strony zgodnie oświadczają, że przedmiotem niniejszej umowy jest uregulowanie zasad powierzania JSON Crew (zwanego dalej „Przetwarzającym”) przez Klienta (zwanego dalej: „Administratorem”) przetwarzania danych osobowych w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO” lub „Rozporządzeniem”).
Umowa ma na celu umożliwić wykonywanie praw i obowiązków umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną polegających na zapewnieniu Administratorowi dostępu do Platformy JSON Hub, a także zapewnić zgodność przetwarzania danych osobowych w ich wykonaniu z przepisami Rozporządzenia i innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
Warunki współpracy pomiędzy Przetwarzającym a Administratorem mają zastosowanie wyłącznie w zakresie, w jakim JSON Crew jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe Administratora w związku z usługami subskrypcji.
Niniejsze warunki okresowo aktualizujemy. Każdorazowo poinformujemy Administratora o tym fakcie za pośrednictwem powiadomienia na Platformie. Archiwalne wersje Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach Platformy JSON Hub znajdują się w naszych archiwach i są udostępniane na żądanie przez Pomoc w Platformie.
Okres obowiązywania niniejszej Umowy, co do zasady będzie zgodny z okresem obowiązywania Umowy zasadniczej.
1. O ile Umowa nie stanowi inaczej, pojęcia użyte w Umowie mają znaczenie nadane im w RODO, w szczególności w art. 4 RODO.
2. Na potrzeby Umowy Strony przyjmują definicje użytych w niej pojęć zgodnie z brzmieniem Regulaminu oraz Polityki Prywatności. Natomiast w zakresie definicji tam nie wymienionych Strony przyjmują następujące definicje:
1. Na warunkach określonych niniejszą Umową oraz Umową zasadniczą oraz w związku z realizacją Umowy zasadniczej Administrator powierza Przetwarzającemu do przetwarzania Dane osobowe, które zostały przez Administratora zgromadzone, wprowadzone do Workspace i które są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Niniejsza Umowa ma zastosowanie wyłącznie do Danych osobowych przetwarzanych przez Przetwarzającego w imieniu Administratora w ramach Workspace Administratora na Platformie, w ramach poszczególnych jej Modułów, opisanych w § 1 ust. 7 Regulaminu.
3. Strony przyjmują do wiadomości, że Przetwarzający może przetwarzać określone Dane osobowe również jako administrator Danych osobowych, w szczególności w zakresie Danych Tożsamości, Danych Kontaktowych, Danych Transakcyjnych, Danych Technicznych, Danych Konta, Danych Użytkowania oraz Danych Marketingowych i Komunikacyjnych, zgodnie z Polityką prywatności Przetwarzającego. Niniejsza Umowa nie reguluje przetwarzania Danych osobowych przez Przetwarzającego jako administratora danych osobowych.
4. W celu wykonania niniejszej Umowy Przetwarzający może korzystać z usług Podwykonawców w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy zasadniczej, zgodnie z zasadami określonymi w § 5 niniejszej Umowy.
5. Przetwarzający zobowiązuje się wykonywać zobowiązania wynikające z niniejszej Umowy z najwyższą starannością w celu zabezpieczenia prawnego, organizacyjnego i technicznego interesów Administratora w zakresie przetwarzania powierzonych Danych osobowych.
6. Przetwarzanie Danych osobowych dotyczyć będzie następujących kategorii osób:
7. Przetwarzanie obejmować będzie różne rodzaje Danych osobowych, które pogrupowane zostały w następujący sposób:
Szczegółowe opisanie kategorii przetwarzanych Danych osobowych, przedstawione zostało w § 7 ust. 4 Polityki prywatności.
8. Administrator oświadcza, że jest administratorem Danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia oraz że jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie, w jakim powierza je do przetwarzania Przetwarzającemu.
9. Administrator ponosi odpowiedzialność za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których Dane są przetwarzane w Workspace, w tym za zapewnienie właściwych podstaw prawnych przetwarzania oraz za zgodność z prawem działań podejmowanych przez Administratora w zakresie treści umieszczanych na Platformie.
10. Administrator zobowiązuje się, że nie wprowadzi do Workspace szczególnych kategorii Danych w rozumieniu art. 9 RODO lub Danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa w rozumieniu art. 10 RODO, chyba że jest to niezbędne, a Administrator posiada ku temu podstawę prawną oraz przekaże Przetwarzającemu w tym zakresie jednoznaczną, udokumentowaną instrukcję przetwarzania. W takim przypadku Administrator ponosi odpowiedzialność za zgodność przetwarzania tych Danych z obowiązującymi przepisami prawa.
11. Przetwarzający nie weryfikuje treści wprowadzanych do Workspace przez Administratora lub jego Użytkowników i nie ponosi odpowiedzialności za ich zgodność z przepisami prawa, o ile przetwarzanie odbywa się zgodnie z niniejszą Umową oraz udokumentowanymi poleceniami Administratora.
12. Przetwarzający co do zasady przetwarza Dane Workspace na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Administrator przyjmuje jednak do wiadomości, że korzystanie przez Przetwarzającego lub jego Podwykonawców z określonych usług infrastrukturalnych, komunikacyjnych, rozliczeniowych lub integracyjnych może spowodować przesłanie Danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy, zwany dalej również EOG). W takich przypadkach Przetwarzający zadba, aby transfer następował wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń w rozumieniu art. 46 RODO, w szczególności poprzez zapewnienie przynajmniej jednego z poniższych środków ochrony:
1. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie Danych osobowych z Workspace, o których mowa w § 2 ust. 1 niniejszej Umowy, wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy zasadniczej oraz wykonywania obowiązków prawnych ciążących na Przetwarzającym.
2. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych Danych osobowych zgodnie z RODO oraz wyłącznie w celach związanych z realizacją Umowy zasadniczej i wyłącznie w zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji tych celów oraz jedynie w miejscu zapewniającym przetwarzanie Danych osobowych zgodnie z RODO.
3. Ostateczny zakres przetwarzanych Danych osobowych zależy od informacji wprowadzonych przez Administratora lub jego Użytkowników do Workspace.
4. Przetwarzający jest uprawniony do wykonywania m.in. następujących zautomatyzowanych lub niezautomatyzowanych operacji na Danych osobowych: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, aktualizację, przechowywanie, archiwizowanie, modyfikowanie, pobieranie, kopiowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, usuwanie lub niszczenie.
5. Opis przetwarzania, w tym przedmiot i czas trwania przetwarzania, jego charakter i cel, rodzaj Danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, został określony w Załączniku nr 1 do Umowy.
6. Umowa obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy zasadniczej, o ile Strony nie postanowią inaczej. Rozwiązanie albo wygaśnięcie Umowy zasadniczej skutkuje rozwiązaniem Umowy, z zastrzeżeniem obowiązków Stron dotyczących zwrotu lub usunięcia Danych Workspace oraz zachowania poufności.
7. Administrator może, w ramach funkcjonalności Platformy, aktywować integracje z usługami lub systemami podmiotów trzecich. W przypadku aktywowania takiej integracji Dane z Workspace mogą być przekazywane bezpośrednio do systemów podmiotów trzecich zgodnie z konfiguracją dokonaną przez Administratora lub jego Użytkowników.
8. Administrator ponosi odpowiedzialność za wybór i konfigurację takich integracji oraz za zgodność przekazywania Danych osobowych do tych podmiotów z obowiązującymi przepisami prawa. Przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności za sposób przetwarzania Danych osobowych przez podmioty trzecie świadczące usługi w ramach integracji aktywowanych przez Administratora.
9. Administrator przyjmuje do wiadomości, że aktywacja integracji może skutkować przekazaniem Danych osobowych do państwa trzeciego zgodnie z warunkami świadczenia usług przez dostawcę integracji.
1. Przetwarzający zobowiązuje się zastosować środki techniczne i organizacyjne mające na celu odpowiednie zabezpieczenie powierzonych mu do przetwarzania Danych osobowych, w szczególności zabezpieczyć je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przywłaszczeniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Środki techniczne i organizacyjne stosowane przez Przetwarzającego dla zabezpieczenia powierzonych Danych osobowych, o których mowa w zdaniu poprzednim, dostosowane będą do zakresu i kategorii Danych osobowych powierzonych do przetwarzania.
2. Przetwarzający stosuje model uprawnień oparty o role przypisane w ramach danego Workspace oraz zaleca Administratorowi stosowanie zasady minimalizacji uprawnień i przydzielanie dostępu do poszczególnych Modułów wyłącznie osobom, dla których jest to konieczne do wykonywania obowiązków służbowych.
3. Przetwarzający uzyskuje od osób, które zostały upoważnione do przetwarzania Danych osobowych w wykonaniu Umowy, udokumentowane zobowiązanie do zachowania tajemnicy lub zapewnia, że osoby te podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
4. Przetwarzający zobowiązuje się do ograniczenia dostępu do Danych osobowych wyłącznie do osób, których dostęp do Danych osobowych jest potrzebny i niezbędny do realizacji Umowy zasadniczej, jak również gwarantuje, iż osoby te posiadają stosowne upoważnienia.
5. Przetwarzający zapewnia szkolenia i procedury organizacyjne dla osób upoważnionych do przetwarzania Danych z Workspace, adekwatne do charakteru przetwarzania.
6. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania osób, którymi się posługuje przy przetwarzaniu Danych Workspace.
7. Przetwarzający obowiązany jest wspierać Administratora w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której Dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia – w zakresie Danych osobowych powierzonych do przetwarzania na mocy niniejszej Umowy. Wsparcie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, obejmuje w szczególności przekazywanie Administratorowi wniosków w zakresie realizacji praw podmiotów Danych, chyba że Przetwarzający jest upoważniony do samodzielnej realizacji tych wniosków na podstawie przepisów prawa.
8. Przetwarzający jest zobowiązany do udostępnienia Administratorowi bez zbędnej zwłoki wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia przez Strony i wszystkie dalsze podmioty przetwarzające, o których mowa w § 5 Umowy, obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
9. Przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 Rozporządzenia.
10. Jeżeli Przetwarzający poweźmie wątpliwości co do zgodności z prawem wydanych przez Administratora poleceń lub instrukcji, bez zbędnej zwłoki poinformuje Administratora o stwierdzonej wątpliwości. Przetwarzający przetwarza powierzone Dane osobowe wyłącznie w celu wykonania Umowy Zasadniczej lub na udokumentowane polecenie Administratora – co dotyczy też przekazywania Danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. Za udokumentowane polecenie uważa się w szczególności: (a) konfigurację i czynności podejmowane przez Administratora lub Użytkowników w ramach Workspace, (b) polecenia przekazywane Przetwarzającemu w formie pisemnej, w tym elektronicznej, w szczególności poprzez system zgłoszeń, e-mail lub panel administracyjny Platformy, oraz (c) polecenia wynikające z Umowy zasadniczej, o ile dotyczą przetwarzania Danych w Workspace.
11. Przetwarzający jest uprawniony do przetwarzania Danych osobowych zawartych w logach technicznych i bezpieczeństwa Platformy, w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa, integralności i dostępności Platformy, diagnozowania błędów systemowych, zapobiegania nadużyciom oraz utrzymania infrastruktury informatycznej.
12. Logi techniczne mogą obejmować w szczególności identyfikatory użytkowników, adresy IP, identyfikatory sesji, logi zdarzeń systemowych, logi API oraz informacje o błędach systemowych. Dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych powyżej celów.
13. W zakresie, w jakim Platforma udostępnia funkcjonalności oparte na mechanizmach automatycznego przetwarzania danych, w tym narzędzia wspierające automatyzację procesów lub analizę danych, Przetwarzający przetwarza Dane osobowe wyłącznie na polecenie Administratora wynikające z konfiguracji Platformy oraz działań podejmowanych przez Administratora lub jego Użytkowników w ramach Workspace.
14. Funkcjonalności te nie prowadzą do wykorzystywania Danych z Workspace do trenowania modeli lub innych celów własnych Przetwarzającego.
1. Przetwarzający może powierzyć konkretne operacje przetwarzania Danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego w formie pisemnej, w tym elektronicznej.
2. Administrator udziela Przetwarzającemu ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających (Podwykonawców) w zakresie niezbędnym do świadczenia Platformy oraz wykonywania Umowy zasadniczej.
3. Aktualny wykaz Podwykonawców, wraz z określeniem zakresu podpowierzenia oraz (jeżeli dotyczy) informacji o transferach poza EOG, stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy i jest udostępniany Administratorowi wraz z jej treścią pod adresem /dpa w Platformie.
4. Przetwarzający będzie informował Administratora o planowanych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Podwykonawcy z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem, w szczególności poprzez komunikat w Platformie lub wiadomość e-mail na adres wskazany do kontaktu.
5. Administrator może wnieść uzasadniony sprzeciw wobec planowanej zmiany Podwykonawcy w terminie, o którym mowa w ust. 4 powyżej. W razie sprzeciwu Strony podejmą działania w celu umożliwienia dalszego świadczenia Platformy bez udziału kwestionowanego Podwykonawcy, a jeżeli nie będzie to możliwe w rozsądnym terminie, Administrator będzie uprawniony do wypowiedzenia Umowy zasadniczej ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego.
6. Przetwarzający jest zobowiązany zapewnić, że inny podmiot przetwarzający, z którego usług zamierza korzystać przy przetwarzaniu Danych osobowych, daje wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a tym samym chroniło prawa osób, których Dane dotyczą.
7. Dokonując podpowierzenia przetwarzania Danych osobowych, Przetwarzający ma obowiązek zapewnić realizację przez dalszy podmiot przetwarzający wszelkich obowiązków Przetwarzającego wynikających z niniejszej Umowy, w zakresie, w jakim udział w realizacji tych obowiązków przez dalszy podmiot przetwarzający jest niezbędny w okolicznościach konkretnego podpowierzenia.
8. Przetwarzający nie ma prawa przekazać innemu podmiotowi przetwarzającemu wykonania niniejszej Umowy w całości.
1. Administrator i Przetwarzający ponoszą odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów prawa w zakresie przetwarzania i ochrony Danych osobowych według Rozporządzenia oraz postanowień niniejszej Umowy, w zakresie jakim obowiązki te obciążają daną Stronę.
2. Administrator odpowiada wobec Przetwarzającego na zasadach ogólnych za szkodę wyrządzoną mu w związku z naruszeniem przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie ochrony Danych osobowych lub naruszeniem postanowień niniejszej Umowy oraz ponosi najszerszą odpowiedzialność za prawidłowe przetwarzanie Danych w stosunku do podmiotów Danych, w zakresie przetwarzania i ochrony Danych osobowych według Rozporządzenia oraz niezgodnie z Umową.
3. Przetwarzający ponosi wobec Administratora odpowiedzialność za niewywiązanie się innego podmiotu przetwarzającego, któremu powierzył przetwarzanie Danych osobowych, ze spoczywających na nim obowiązków ochrony Danych.
4. W przypadku wystąpienia po stronie Administratora szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania przez Przetwarzającego niniejszej Umowy, Przetwarzający zobowiązany jest do zapłaty Administratorowi odszkodowania na zasadach ogólnych, przy czym łączne odszkodowanie należne administratorowi z tego tytułu nie może przekroczyć 100% wynagrodzenia należnego Przetwarzającemu na podstawie Umowy zasadniczej za ostatnie 6 miesięcy.
1. Administrator ma prawo do kontrolowania sposobu przetwarzania powierzonych Danych osobowych – w miejscach, w których są one przetwarzane. Pisemne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli lub audytu powinno być przekazane Przetwarzającemu co najmniej na 10 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia kontroli lub audytu, wskazując jego zakres, planowaną metodologię, osoby upoważnione oraz okres, którego audyt dotyczy. Audyt może zostać przeprowadzony nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, chyba że (a) doszło do Naruszenia ochrony Danych osobowych zgromadzonych w Workspace, (b) Administrator jest do tego zobowiązany decyzją organu nadzorczego, albo (c) istnieje uzasadnione podejrzenie rażącego naruszenia obowiązków wynikających z Umowy. Audyt powinien zostać przeprowadzony w sposób, który nie zakłóca nadmiernie działalności Przetwarzającego oraz nie narusza poufności Danych innych klientów Przetwarzającego. Przetwarzający jest uprawniony do zaproponowania przeprowadzenia audytu w trybie zdalnym, w zakresie adekwatnym do celu audytu. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że w toku audytu zostanie stwierdzona istotna niezgodność działań Przetwarzającego z Umową lub RODO, wówczas Strony uzgodnią zasady rozliczenia kosztów adekwatne do okoliczności.
2. Administrator jest uprawniony do żądania od Przetwarzającego udzielania informacji dotyczących przebiegu przetwarzania Danych osobowych oraz udostępnienia rejestrów przetwarzania.
3. Przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności działania Przetwarzającego z przepisami RODO i umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu audytorowi przeprowadzanie audytów lub inspekcji. Przetwarzający współpracuje w zakresie realizacji audytów lub inspekcji.
4. W przypadku stwierdzenia w toku audytu niezgodności działań Przetwarzającego z niniejszą Umową lub Umową zasadniczą, lub powszechnie obowiązującymi przepisami prawa o ochronie Danych osobowych, Przetwarzający niezwłocznie zapewni zgodność przetwarzania Danych osobowych z postanowieniami Umowy lub Umowy zasadniczej lub przepisami, których naruszenie stwierdzono w raporcie z audytu.
5. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego, nie później niż w terminie 3 dni, poinformowania drugiej Strony o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Przetwarzającego powierzonych Danych osobowych, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych Danych skierowanym do Przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są mu wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania powierzonych Danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez organ właściwy w sprawach ochrony Danych osobowych.
6. Przetwarzający może, według własnego uznania, spełnić obowiązek umożliwienia kontroli lub audytu poprzez udostępnienie aktualnych raportów bezpieczeństwa, certyfikatów zgodności lub raportów audytowych sporządzonych przez niezależne podmioty.
1. Przetwarzający zawiadamia Administratora poprzez adres e-mail wskazany jako adres właściciela konta organizacji w Platformie o każdym narażeniu Danych osobowych oraz o każdym Naruszeniu ochrony Danych osobowych bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż do 72 godzin od stwierdzenia narażenia Danych osobowych na Naruszenie lub stwierdzenia Naruszenia. Przetwarzający umożliwia Administratorowi uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Administratora o dokonywanych ustaleniach z chwilą ich poczynienia.
2. W wypadku stwierdzenia Naruszenia ochrony Danych osobowych Przetwarzający zobowiązuje się do przesłania Administratorowi powiadomienia, o którym mowa w ustępie 1 niniejszego paragrafu wraz ze wszelką dokumentacją dotyczącą Naruszenia ochrony Danych osobowych celem umożliwienia Administratorowi spełnienia obowiązku powiadomienia organu nadzoru.
3. Zawiadomienie, o którym mowa w ustępach poprzedzających, obejmuje w szczególności:
4. Przetwarzający współpracuje z Administratorem w zakresie wyjaśnienia Naruszenia, w tym udostępnia posiadaną dokumentację i przekazuje Administratorowi informacje niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z art. 33 i 34 RODO.
1. Przetwarzający przetwarza Dane Workspace przez czas trwania Umowy zasadniczej.
2. W przypadku zakończenia obowiązywania Umowy zasadniczej, Administrator jest uprawniony, w Okresie eksportu wynoszącym 30 dni, do wyeksportowania Danych osobowych zgromadzonych w Platformie.
3. Po upływie Okresu eksportu dostęp do Danych zostanie zablokowany, a Dane osobowe mogą zostać trwale usunięte, chyba że Administrator zażąda ich zwrotu lub prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują dalsze przechowywanie tych Danych osobowych albo Dane zostały poddane anonimizacji.
4. Postanowienie powyższe nie dotyczy kopii zapasowych przechowywanych zgodnie z procedurami bezpieczeństwa Przetwarzającego, które są nadpisywane w standardowym cyklu nie dłuższym niż 90 dni.
5. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Przetwarzający zobowiązuje się do bezterminowego zachowania poufności Danych osobowych.
6. Administrator jest odpowiedzialny za wyeksportowanie Danych osobowych w Okresie eksportu. Po upływie Okresu eksportu Przetwarzający nie jest zobowiązany do przechowywania ani udostępniania Danych osobowych Administratorowi, z zastrzeżeniem przypadków wynikających z przepisów prawa.
1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy mogą być dokonywane w formie dokumentowej, w szczególności poprzez aktualizację treści Umowy udostępnionej Administratorowi w ramach Platformy lub na stronie internetowej Przetwarzającego, o ile Administrator zostanie o tym uprzednio poinformowany poprzez komunikat w Platformie lub wiadomość e-mail. Korzystanie z Platformy po dacie wejścia w życie zmiany oznacza akceptację zmiany, chyba że Administrator wypowie Umowę zasadniczą przed tą datą.
2. Wszelka korespondencja dotycząca realizacji Umowy, w tym zgłoszenia Naruszeń, żądań osób, których Dane dotyczą, będzie kierowana na następujące adresy kontaktowe:
3. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, Rozporządzenia oraz krajowe przepisy o ochronie danych osobowych.
4. Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania Danych osobowych obowiązuje na czas trwania Umowy zasadniczej. Rozwiązanie Umowy zasadniczej skutkuje równoczesnym rozwiązaniem niniejszej Umowy.
5. W przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy a Umowy zasadniczej, w zakresie przetwarzania danych osobowych, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Umowy.
6. W przypadku wyniknięcia sporów z niniejszej Umowy, Strony zobowiązują się dążyć do ich polubownego rozstrzygnięcia. W przypadku, gdy polubowne rozstrzygnięcie nie będzie możliwe, Sądem właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie Sąd właściwy dla siedziby Przetwarzającego.
7. Umowa zostaje zawarta w formie dokumentowej. Administrator ma możliwość utrwalenia treści Umowy, w szczególności poprzez pobranie jej treści w formacie PDF. Niezależnie od powyższego aktualna wersja Umowy każdorazowo znajdować się będzie na stronie internetowej Przetwarzającego pod adresem: https://oferta.jsoncrew.com/dpa.
Administrator
Przetwarzający
1. Przedmiot Przetwarzania obejmuje Dane zgromadzone w Workspace przetwarzane przez Przetwarzającego w imieniu Administratora w związku ze świadczeniem usług dostępu do Platformy w modelu SaaS, w ramach Workspace Administratora.
2. Czas trwania Przetwarzania obejmuje okres obowiązywania Umowy głównej oraz okres niezbędny do zwrotu lub usunięcia Danych Workspace po jej zakończeniu, zgodnie z § 9 Umowy.
3. Charakter Przetwarzania obejmuje przechowywanie i udostępnianie danych w środowisku Platformy, ich organizowanie, wyszukiwanie, modyfikowanie, łączenie, przypisywanie do projektów i procesów, generowanie dokumentów (w tym ofert), wysyłkę wiadomości e-mail w ramach funkcji Platformy, obsługę integracji aktywowanych przez Administratora, a także wykonywanie kopii zapasowych, odtwarzanie i usuwanie danych.
4. Cele Przetwarzania obejmują w szczególności:
5. Rodzaje Danych osobowych mogą obejmować w szczególności:
6. Kategorie osób, których dane dotyczą, mogą obejmować w szczególności:
7. Czynności przetwarzania obejmują w szczególności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie lub innego rodzaju udostępnianie w ramach funkcjonalności Platformy, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w pkt 4.
8. Przetwarzanie odbywa się co do zasady w EOG, z zastrzeżeniem transferów międzynarodowych wynikających z korzystania z usług Podwykonawców lub integracji aktywowanych przez Administratora, zgodnie z § 5 Umowy.
9. Okresy retencji. Dane usuwane są zgodnie z § 9 Umowy, a ponadto Platforma stosuje następujące okresy automatyczne:
Wykaz, o którym mowa w § 5 ust. 3 Umowy. Obejmuje podmioty, którym Przetwarzający powierza operacje na Danych osobowych w związku ze świadczeniem Platformy.
| Podwykonawca | Zakres podpowierzenia | Lokalizacja przetwarzania |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) | Hosting Platformy i bazy danych (RDS), przechowywanie plików i załączników (S3), kolejki zdarzeń (SQS), wysyłka wiadomości SMS (SNS), kopie zapasowe. | EOG – region eu-central-1 (Frankfurt). Bez transferu poza EOG w ramach normalnej eksploatacji. |
| Twilio Inc. | Wysyłka wiadomości SMS oraz połączeń głosowych w zakresie funkcji aktywowanych przez Administratora (m.in. powiadomienia o nowej odpowiedzi z formularza). | Poza EOG (USA) – na podstawie standardowych klauzul umownych. Dotyczy wyłącznie numeru telefonu i treści wiadomości. |
| Dostawca poczty wychodzącej wskazany przez Administratora | Wysyłka wiadomości e-mail z Platformy (potwierdzenia, powiadomienia, wiadomości do osób wypełniających formularz). Jeżeli Administrator skonfiguruje własny serwer SMTP albo własną skrzynkę, wysyłka odbywa się przez wskazanego przez niego dostawcę i Przetwarzający nie jest stroną tego powierzenia. | Zależnie od wyboru Administratora. |
Mechanizm ochrony przed automatami (captcha) działa w ramach Platformy i nie przekazuje danych podmiotom trzecim — nie wymaga ładowania skryptu zewnętrznego dostawcy ani przesyłania mu danych osoby wypełniającej formularz. Gdyby Przetwarzający wprowadził w przyszłości mechanizm zewnętrzny (np. Cloudflare Turnstile), zostanie on dopisany do niniejszego wykazu z zachowaniem 14-dniowego terminu z § 5 ust. 4.
Administrator, aktywując integrację z podmiotem trzecim po swojej stronie (np. własny CRM, arkusz kalkulacyjny, webhook do własnego systemu), powierza dane temu podmiotowi we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność; taki podmiot nie jest Podwykonawcą Przetwarzającego.